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Office Manager

Lisboa

Tipo da Oferta
Permanente
Salário
Pacote Salarial Negociável
Referência
1639662
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Factos
• Licenciatura em Relações Internacionais e Pós-Graduação em Comunicação;
• Conhecimentos Avançados de Inglês e Intermédios de Espanhol;
• Conhecimentos consolidados em Microsoft Office, Outlook e SAP;
• Ao longo do seu percurso desempenhou funções de Executive Assistant e de Office Manager, passando por alguns projetos de cariz temporário. Enquanto Executive Assistant, a candidata assumiu funções ao nível de gestão de agenda do CEO, CFO e Diretores Ibéricos, marcação de reuniões, preparação de reuniões de equipa/empresa, marcação de salas, acompanhamento de reuniões e elaboração de atas, elaboração de apresentações para clientes, gestão da correspondência, marcação de viagens, hotéis, vistos e veículos para deslocação, controlo das despesas, ordens de compra, organização de eventos e toda a articulação com fornecedores. No que diz respeito às suas responsabilidades como Office Manager, tinha a seu cargo a gestão de todo o economato, isto é, gestão de contratos com o condomínio, transportadores, fornecedores, empresas de limpeza, estacionamento, seguros de saúde, toda a manutenção de escritório seja a nível de material e da estrutura como a nível de produtos alimentares.

Conquistas
• Foi responsável pela abertura e inauguração de escritórios em Portugal. Geriu todo o processo de receção de clientes e preparação das boas-vindas, bem como toda a articulação com a agência responsável pelo evento.
• Implementou um manual de procedimentos criado pela mesma com todos os passos para a submissão de propostas. Isto porque era regularmente necessário dar um apoio aos diretores da equipa de compras nessas funções e, não sendo a sua área nem de nenhum funcionário que não estivesse inserido nesse departamento precisaria de uma ajuda ao desenvolver as soluções informáticas na formatação de propostas.
• Implementou um dossier com todas as informações relativas aos contratos, rendas, estacionamento, faturação, fornecedores e condomínio de forma a haver um maior controlo e organização, não deixando a empresa entrar em incumprimento.

Benefícios
• Estamos perante uma candidata com uma postura correta em entrevista e empática, demonstrando muita proatividade e grandes valências ao nível da comunicação.
• Demonstra ser uma profissional com uma grande motivação pela sua área e com grande sentido de responsabilidade e compromisso.
• Apresenta ter uma postura resiliente, muito direcionada para a solução de problemas e com uma grande flexibilidade ao nível de funções, ambientes de trabalho e personalidades.

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